Sous la subordination directe de la responsable d’équipe, vous avez la charge de l’accueil, du traitement des admissions et du suivi administratif des stagiaires. Vous contribuez activement au bon fonctionnement du centre et à la satisfaction des apprenants, en assurant une gestion complète des dossiers, du premier contact à l’entrée en formation.
Accueil et information
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
- Fournir des informations claires et précises sur les formations, les démarches d’inscription et les dispositifs de financement.
- Vérifier la bonne tenue et la fermeture des salles du bas à 17h.
- Vérifier les box avant, pendant et après les formations.
Gestion administrative et admissions
- Gestion des mails : réception, traitement et orientation des demandes.
- Gestion des devis Fresh : analyser la typologie du client, vérifier la formation, la date et le moyen de financement.
- Gestion des devis AIF : consulter le numéro d’identification France Travail et le numéro de session (SE_0000…).
- Traitement des dossiers d’inscription :
- Vérifier la complétude et la conformité des documents.
- S’assurer des prérequis et renseigner correctement le financeur selon le type de financement.
- Autorisation préalable : contrôler les pièces nécessaires, valider par email, assurer un suivi sur tableau de bord.
- Mise à jour systématique de la timeline à chaque événement lié au dossier du stagiaire.
- Préparation des entrées en formation : constitution des pochettes, vérification des documents, obtention des signatures et orientation des stagiaires en salle.
- Suivi des plateformes : vérifier quotidiennement EDOF (CPF), Kairos et les opportunités externes.
- Relance du certificat médical avant chaque entrée en formation.
Mission administratives complémentaires
- Relances téléphoniques et mails auprès des stagiaires ou partenaires.
- Classement et archivage des dossiers administratifs.
- Réception et traitement du courrier.
- Commande et suivi des fournitures administratives.
Autres missions / tâches
- Participation à l’amélioration continue des process administratifs.
- Collaboration avec l’équipe commerciale et pédagogique pour fluidifier le parcours stagiaire.
- Soutien ponctuel lors d’événements internes (réunions, journées portes ouvertes, audits, etc.).
