Assistant administratif des directions EILA et ALTAE

Résumé du poste

Le CDD (à temps plein) est à pourvoir dès que possible jusqu'au 31 décembre 2026, renouvelable jusqu'à 4 années. Sous la responsabilité de la directrice administrative de l’UFR, l'assistant administratif/l’assistante administrative de direction de l’UFR EILA est au cœur du fonctionnement de la structure. Il ou elle participera entre autres à la gestion des conseils de l’UFR, ainsi que de missions logistiques permettant le bon fonctionnement de l’UFR et des appels à projets recherche pour le laboratoire ALTAE

Présentation de la direction/structure d’accueil du poste

Composante de la Faculté Sociétés et Humanités d'Université Paris Cité, l'UFR EILA (Etudes Interculturelles de Langues Appliquées) est une Unité de Formation et de Recherche dont les grands axes sont les langues contemporaines et en particulier les langues spécialisées.
L'enseignement des langues à l'UFR EILA répond aux besoins liés à la mondialisation de l'économie qui rend indispensables de bonnes connaissances en langues et civilisations étrangères. L’UFR EILA prépare les étudiants à un monde du travail en constante mutation, en leur donnant une bonne culture générale.
L'UFR EILA dispense des enseignements de langues appliquées (Licence LEA, Licence professionnelle Rédacteur Technique, Master LEA, Master Traduction-Interprétation), et des enseignements de LANgues pour les Spécialistes d’Autres Disciplines (LANSAD). Elle organise également des stages de Formation continue.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Secrétariat de direction (2,5 jours /semaine) :
- Assurer le secrétariat de la direction de l’UFR : accueil téléphonique et physique, courriers,
- Préparer, instruire et suivre l’application des dossiers confiés par la direction de l’UFR

Gestion administrative
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des séances des conseils de l’UFR : préparation des ordres du jour, envoi des convocations, préparation des documents.
- Participer aux séances et rédiger les procès-verbaux.
- Assurer la gestion des clefs, des badges et la réservation des salles de réunions

Communication
- Diffuser les informations internes et externes aux membres de l’UFR
- Mettre à jour le livret d’accueil de l’UFR Logistique
- Gestion du courrier de l’UFR

Au niveau du laboratoire ALTAE(2,5 jours /semaine) :

Suivi des Appels à Projets (AAP)
- Appui à la construction des candidatures à projet et de leur dépôt des membres EILA-ALTAE
- Appui à l’élaboration des dossiers de demandes de chercheurs et doctorants invités par EILA-ALTAE
- Appui à l’élaboration des conventions de cotutelles des doctorants dirigés par les PR et HDR EILA-ALTAE
- Appui à l’accueil de nouveaux doctorants et MCF EILA-ALTAE
- Appui à l’organisation des évènement scientifiques initiés pas les membres EILA-ALTAE
- Aide à budgétiser et organiser les missions des membres ALTAE-EILA
- Participation au Bureau d’EILA-ALTAE
- Appui à dans l’organisation des réunions initiées par la DU
- Appui à la coordination des actions en accord avec le calendrier et les recommandations des différentes instances universitaires (École Doctorale ED 660 Sciences du langage, DRIVE, DG-DRIVE, Commission Recherche, etc.)

Communication et diffusion d’informations au niveau interne, national et international
- Mise à jour des listes EILA-ALTAE
- Mise à jour des données EILA-ALTAE (les EC, Doctorants, projets, évènements, etc.)

Conditions particulières d'exercice

Lors des pics d'activités (campagnes RH, conseils d'UFR et de laboratoire, Comité de recrutement des Enseignants chercheurs et enseignants ...) nécessité d'être en présentiel